Email má šetřit čas
štítek Zaměstnání čtení na 2 minuty
Email je rychlý, pohodlný a levný, pro firemní komunikaci je email naprostou nutností. Úspěšné firmy však mají propracovanou emailovou kulturu, aby email nestal přítěží. Firemní pravidla pro emailovou korespondenci šetří tolik potřebný čas.
V některých firmách se stává, že zaměstnanci dostávají každý den řadu emailů, které jim nepřísluší. Emailová lavina tak zabírá řadě zaměstnanců příliš času, který by mohli využít efektivněji. Zbytečné informace odrazují a rozptylují myšlenky. Aby firma dobře fungovala a všichni měli čas věnovat přímo své činnosti, tak je vhodné nastolit ve firmě jasná pravidla.
Související
- Email má být firemní pomocník, nikoliv nepřítel. Když zaměstnanci dostávají příliš mnoho emailů, tak již nejsou schopni věnovat dostatečnou pozornost a úsilí své práci.
- Úspěšná komunikace je pro každou firmu nesmírně důležitá. Email výborně pomáhá, neodstraňuje však potřebu osobní komunikace, při větších vzdálenostech je vhodné využívat i videokonference.
Deset kopií? Systém nefunguje
V řadě firem dostávají zaměstnanci emaily, kde jsou uvedeni v kopii třeba s dalšími deseti zaměstnanci. Ve výsledku o daném projektu a činnosti neví nikdo. Emaily ve firmě mají dostávat pouze zaměstnanci, kterých se přímo dotýkají. Jinak hrozí ve firmě emailová lavina.
Systém, ty o tom problému víš, posílal jsem ti ho v kopii, není správný. Pověření zaměstnanci mají znát své povinnosti a nést za svoji práci i odpovědnost. Není potřeba k rozhodnutí posílat emailem téměř celé firmě. Přeposílání emailů celou firmou, jenom, abychom mohli říci, že to nebylo pouze naše rozhodnutí, není pro firmu přínosné. Úspěšní zaměstnavatelé posilují vlastní odpovědnost zaměstnanců.
Pravidla jsou důležitá
Zavést firemní emailovou kulturu je poměrně snadné a výsledkem je ušetřený čas ve firmě, který mohou zaměstnanci věnovat své práci na úkor mazání a přeposílání emailů.
- Pořádání častějších krátkých porad ve firmě je velmi efektivní. Na poradě se určí úkoly pro nejbližší období, sdělí se novinky, vyřeší nesrovnalosti. Krátká porada, osobní pohovor jsou rychlejší než deset emailů. Emaily mají pomáhat zasílat potřebné informace, nikoliv nahrazovat „živý rozhovor“.
- Všichni zaměstnanci ve firmě mají znát své povinnosti a nést i vlastní odpovědnost. Posílání emailů mezi kolegy v kanceláři nebo na patře přidělává práci. Nedůležitá pošta odrazuje od pracovních činnosti. Čtení a psaní emailových zbytečností prodlužuje neefektivní pracovní čas.
Osobní rozhovor je nenahraditelný
Firemní život je velmi rychlý, dochází k neustálým změnám. Nové úkoly, termíny, novinky a výzvy vyžadují rychlé reakce. Dobrá komunikace je ve firmě základem úspěchu. Email je velký pomocník, nemůže však nahradit osobní kontakt. Proto je věcná firemní porada velmi důležitá.
Společné porady, nejlépe po ránu, pomáhají šetřit čas a zasílání zbytečných emailů. Vyřídí se novinky, rozdají úkoly, nejasnosti se vyřeší. Odpadá tak spousta emailů a dohodování co a jak. Rovněž porady však mají zrychlovat práci a šetřit čas, proto by měli být promyšlené, stručné a věcné.
Další články k tématu Firemní komunikace
