Jak psát správně obchodní korespondenci
štítek Studium čtení na 2 minuty
Nemusíte být ani obchodník, který písemně komunikuje se svými dodavateli nebo zákazníky, abyste se dostali do situace, kdy pro vás znalost správného napsání obchodního dopisu bude nezbytná. Stačí, abyste potřebovali odeslat objednávku jakéhokoliv zboží pro vás samotné nebo abyste potřebovali písemně vyřídit reklamaci. Vždy je potřeba mít alespoň základní představu o tom, jak by daný dopis měl vypadat.
Obchodní korespondence má totiž na rozdíl od té soukromé určitá pravidla, kterými je třeba se řídit. Nejenže vaše protistrana ocení srozumitelnost vámi poslané korespondence, ale navíc to pro ni může znamenat vyvolání pozitivní představy o vás samotných. To, že obchodní dopis bude disponovat určitou formou, znamená i to, že pro vás komunikace s danou společností má určitý význam. Naopak, pokud byste obchodní dopis napsali doslova jedním tahem, může to u protistrany vyvolat představu, že jste začátečníkem, který ještě nedisponuje potřebnými znalostmi v oblasti komunikace s ostatními partnery a vaše image může být lehce poškozena. Pokud pak působíte jako jeden z dodavatelů určitému podniku, může se stát, že si daný podnik pro své obchody vybere některého z vašich konkurentů, který na něj jednoduše jen lépe zapůsobí.
Související
Pravidla obchodní korespondence si stanovuje každá země odlišně. Některé země preferují stručnost a výstižnost, jiné si dávají záležet na bohatých zdvořilostních formulích. Pokud máte tedy v úmyslu komunikovat se společností v zahraničí, je třeba si také osvojit tamější zvyklosti. Pro vašeho obchodního partnera v zahraničí jistě bude milým překvapením, pokud dodržíte jím užívané normy. Co se týče České republiky, vycházejí pravidla obchodní a úřední komunikace z českých norem ČSN 01 6910 a ČSN 88 6101. Pro celkovou úpravu korespondence norma nabízí dvě možnosti. První z nich umožňuje takzvanou blokovou úpravu, kdy nové odstavce začínají přímo od levé svislice. Tento způsob je rychlejší a možná i více využívaný z toho důvodu, že často odpovídá pravidlům obchodní korespondence zahraničních firem.
Druhou možností je odražení odstavců od levé svislice. Dále se norma zabývá tím, jaké řádkování používat, jak oddělovat odstavce, jak stanovit okraje dopisu atd. Další oblasti, které často bývají psány chybně, jsou správné psaní adresy, oslovení, použití pozdravu, umístění podpisu a razítka, kam napsat správně datum atd. V poslední době se však již velká část, někdy dokonce i většina obchodní korespondence, neuskutečňuje za pomoci využití klasické pošty.
Přednost dostává pošta elektronická, tedy e-maily. Jejich hlavní výhodou je jejich rychlost, s jakou mohou být adresátovi doručeny, nevýhodou však zůstává jistý neosobní charakter. Nicméně i při používání elektronické pošty by měla být respektována určitá pravidla, která by zabránila tomu, aby se posílaný e-mail stal nepřehledným a někdy až téměř nesrozumitelným. Nejčastěji se vyskytující chybou v oblasti elektronické pošty je špatné a nepřesné určení věci, které se e-mail týká. Informace o jednotlivých oblastech obchodní korespondence je nejjednodušší čerpat z výše uvedených norem, kde zajisté naleznete mnoho užitečných informací. Dobrou radou je vytvoření si předloh pro určité typy obchodních dopisů, jejichž využívání vám pak mnohou práci ušetří.
