Krok za krokem: Jak vystavovat faktury online

Vystavení nové faktury pomocí online fakturační služby zvládnete během 4 kroků. A to včetně výběru vhodného programu.

1. krok: Výběr fakturační služby

Právě od výběru vhodné služby musíte začít. Možností je celá řada, vždy se proto podívejte, co který program nabízí. Čím víc chytrých funkcí najdete, tím jednodušší bude fakturace i další administrativa.

Zajímejte se zejména o:

• propojení s e-shopem,
• spárování programu s internetovým bankovnictvím,
• možnost přidat přístup své účetní,
• automatické vystavování a odesílání pravidelných faktur,
• automatické odesílání upomínek,
• možnost evidovat příjmy a další.

Samozřejmě je dobré, aby měla daná služba svou mobilní aplikaci. A také, aby se vám s ní dobře pracovalo.

2. krok: Přihlaste se

Jakmile máte vybráno, jednoduše se zaregistrujte a přihlaste. Obvykle stačí jen zadat své jméno nebo e-mail, vytvořit heslo a vše potvrdit.

Následně se přihlásíte a můžete se pustit do práce.

3. krok: Zadejte své údaje

V novém fakturačním programu ze všeho nejdříve zadejte své údaje. Tedy:

• IČ,
• adresu,
• číslo účtu
• a další informace, které chcete uvést na faktuře (například telefonní číslo).

Vše pak uložte.

Jakmile tyto údaje jednou zadáte, nemusíte je už vypisovat na každý doklad ručně. Fakturační služba je načte automaticky.

Nejlepší je využít službu, která nabízí propojení s ARESem a dalšími oficiálními registry. V takovém případě vám stačí zadat IČ a ostatní údaje si program načte sám.

A nemusíte se bát, že někde uděláte překlep.

4. krok: Vystavte fakturu

Nakonec už stačí jen vystavit fakturu. A také s tím vám software pomůže.

Protože tvoříte faktury online, využijete opět propojení s databází ARES nebo jinými registry. Zadáte tedy IČ odběratele a program všechny fakturační údaje doplní automaticky.

A protože čerpá přímo z daného rejstříku, můžete si být jistí, že jsou správně.

Chytrá fakturační služba navíc informace o klientovi rovnou uloží do adresáře. Příště tak nemusíte nic vypisovat – stačí jen klienta vybrat ze seznamu odběratelů.

Sami do faktury dopíšete pouze název fakturovaného zboží nebo služeb, jejich objem a cenu. Program pak všechno sečte. A vy můžete fakturu uložit a rovnou z programu ji poslat klientovi.

Vše tak zvládnete do 5 minut i s registrací.

Další výhody online fakturačních služeb

Online fakturační služba vám ale dokáže přípravu dokladů usnadnit ještě víc. Můžete si totiž vytvořit ceník s jednotlivými položkami, které do faktury přidáte na pár kliknutí.

Díky tomu bude příprava dokladů rychlejší a jednodušší.

Ještě víc fakturační program oceníte, pokud klientům připravujete každý měsíc stejné faktury. V takovém případě vytvoříte šablonu, nastavíte pravidla pro pravidelnou fakturu a program ji příště sám vytvoří i odešle.

A vy jen počkáte, až vám na účet dorazí platba.

Plusem je i propojení s dalšími programy a službami, které jsme zmínili v úvodu. Díky němu například v reálném čase zjistíte, zda už klient fakturu zaplatil. Navíc jednoduše pošlete vystavené doklady své účetní nebo prostřednictvím fakturační služby podáte daňové přiznání.

A pokud služba nabízí evidenci přijatých faktur, určitě ji také využijte. I když uplatňujete výdajový paušál. Snadno si tak spočítáte, jestli se vám paušál opravdu vyplatí. A zvolíte tu nejvýhodnější variantu.

Komerční sdělení