Fakturace bez zbytečných starostí: jak si udělat pořádek v dokladech hned od začátku podnikání

Přitom fakturace nemusí být nutné zlo, kterým trávíte své večery. Moderní fakturační systémy dnes fungují tak jednoduše, že si fakturu zvládne vystavit i naprostý začátečník. Čtěte dál a dozvíte se, co všechno za vás dobrý fakturační systém vyřeší.

Faktura hotová za pár kliknutí

Představte si třeba grafičku, která právě dokončila logo pro kavárnu. Místo aby opisovala údaje klienta z e-mailu, zadá do fakturačního systému jen IČO. Program si z veřejných registrů doplní název firmy, adresu i další potřebné údaje. Grafička už jen vybere službu z ceníku, doplní částku a fakturu odešle.

Podobně to ocení i řemeslník, který nechce po celém dni na stavbě sedět hodinu u počítače. Nebo terapeutka, která fakturuje firemní workshop a potřebuje mít doklad rychle hotový mezi dvěma konzultacemi.

Online fakturace šetří čas hlavně tím, že nemusíte pořád dokola vyplňovat stejné údaje. Klienty si ukládáte do adresáře, položky do ceníku a opakované faktury si můžete připravit podle šablony. Co jste jednou zadali, příště jen vyberete.

Méně chyb, méně opravování

Ruční fakturace má jednu velkou nevýhodu: stačí malý překlep a problém je na světě. Špatné číslo účtu, chybějící údaj, jiné datum splatnosti nebo překlep v názvu firmy. Klient vám píše další e-maily, vy fakturu opravujete a celý proces se zbytečně natahuje.

Fakturační systém dokáže podobným karambolům zamezit. Údaje o firmách doplňuje automaticky, hlídá návaznost čísel faktur a pomůže vám nezapomenout na důležité položky. Užitečné je to hlavně ve chvíli, kdy fakturujete pravidelně a nechcete každý doklad kontrolovat třikrát.

Dobře vystavená faktura navíc i dobře vypadá – ve fakturačním systému si ji vytvoříte v barvách svého brandu, snadno přidáte logo i QR kód pro snadné zaplacení. Když je doklad přehledný a profesionální, hned působíte na klienta důvěryhodněji.

Kdo zaplatil a kdo ještě ne?

Vystavit fakturu je jedna věc. Ohlídat, jestli dorazily peníze, je věc druhá. Pokud si platby kontrolujete ručně v bankovnictví, snadno se stane, že něco přehlédnete. Zvlášť když máte víc klientů nebo posíláte faktury s různou splatností.

Moderní fakturační systémy se umí propojit s bankou a jakmile klient zaplatí, systém platbu spáruje s fakturou a označí ji jako uhrazenou. Vy tak hned vidíte, co je vyřešené a co ještě čeká.

A když se někdo opozdí? Nemusíte si psát poznámku do kalendáře ani klientovi ručně připomínat splatnost. Taktně formulovanou připomínku pošle program automaticky za vás. Anebo automaticky poděkuje všem, kdo zaplatili včas.

Účetní nemusí čekat na balík dokladů

Další výhoda se ukáže ve chvíli, kdy spolupracujete s účetní. Místo posílání příloh v e-mailu nebo sdílení složek s názvy typu „faktury finální opravdu poslední“ jí můžete dát přístup přímo do fakturačního systému.

Účetní si potřebné doklady stáhne sama. Vy nemusíte nic přeposílat, dohledávat ani vysvětlovat, kde co najde. Hodí se to hlavně před daňovým přiznáním, kdy se jinak často na poslední chvíli řeší chybějící faktury, příjmy nebo úhrady.

Začněte dřív, než vás papírování začne brzdit

Fakturační systém není něco, co potřebujete až ve chvíli, kdy máte desítky klientů a plný diář. Naopak. Čím dřív si v dokladech uděláte pořádek, tím méně chaosu budete řešit v budoucnu.

Nemusíte hned měnit celé podnikání – začněte jednoduše: vystavte pár faktur online, uložte si nejčastější klienty, zkuste QR kód nebo propojení s bankou. Ať už vám nakonec nejvíc sedne iDoklad faktura, nebo jiný podobný nástroj, možná zjistíte, že práce, kterou jste dřív odkládali na večer, zabere jen pár minut.

Tip do začátku: Pokud fakturujete maximálně pěti pravidelným odběratelům, můžete iDoklad používat v bezplatné variantě. A až se vaše podnikání rozroste, jednoduše přejdete na vyšší tarif s pokročilejšími funkcemi, aniž byste museli měnit celý fakturační systém.

Sponzorovaný obsah