Etiketa telefonování a SMS zpráv
čtení na 3 minuty
I když se nám to může zdát zvláštní, i takové posílání „textovek“ a volání může mít a má svá pravidla, kterými bychom se měli řídit. Většina z nich je nám zcela jasných a přirozených, ale mnoho z nás je také každodenně porušuje.
Telefonický styk je v dnešní době velice rozšířený. Lidé dávají telefonickému rozhovoru přednost před písemným stykem a to i tam, kde to donedávna bylo považováno za nepříliš vhodné, např. u pozvání na oslavu, blahopřání k narozeninám apod. Ovšem ke kondolenci je tento způsob nevhodný. V tomto případě se stále využívá styk písemný. Proč dáváme telefonům přednost před jinými formami kontaktů? Telefon nám neuvěřitelně šetří čas. Zvednout sluchátko z kanceláře a spojit se svým kolegou je jednodušší, než se za ním vypravit. Telefonické rozhovory máme soukromé a pracovní. Skládají se ze tří částí. Představení, vlastní sdělení a ukončení. Při první fázi bychom měli říct celé naše jméno a popřípadě název firmy. V samotném sdělení – proč voláme. V ukončení se obvykle shrnuje to, na čem jsme se domluvili, poděkování a rozloučení.
Chtěla bych vám dát pár rad, kterými se můžete řídit. Při telefonování byste si měli dát pozor na tón vašeho hlasu a mluvit s úsměvem. Musíte si uvědomit, že vás druhá strana nevidí, a tak nemůže z vašeho obličeje vyčíst, jak to opravdu myslíte. Dáváte to najevo pouze hlasem. Mluvte zřetelně a pomaleji, spíše hlubším tónem – vyvolává větší důvěru. Nevěnujte se během rozhovoru dalším činnostem. Co dodává telefonnímu kontaktu „šmrnc“ je oslovování partnera jménem / příjmením. Tím vnášíte do hovoru osobní tón. Dobré je dávat najevo, že vnímáte – stačí k tomu jen pár slůvek jako „ano“, „jistě“ apod. Obecným pravidlem je zvednutí sluchátka nejpozději po třetím zazvonění. Pokud voláme my, pak necháváme zazvonit telefon maximálně osmkrát.
Co je důležité, než zvednete sluchátko a začnete volat? Ujasněte si předem cíl. Vezměte si k sobě všechny materiály, které jsou k hovoru potřebné. Mějte ujasněný obsah rozhovoru, dobrá je třeba osnova. Vždy mějte připravenou tužku a papír. Při samotném rozhovoru byste se měli zeptat, jestli nerušíte. Pokud nejste v místnosti sami, místnost opusťte a volejte v soukromí. Pokud dojde k přerušení hovoru, měl by volat ten, kdo původní hovor inicioval. Pokud telefonujete do zahraničí, předem si ujasněte pásmo a časový posun. U používání mobilních telefonů jsou pravidla v zásadě stejná. Na co je tady však důležité upozornit, je vypínání telefonů na nevhodných místech, nebo ho v těchto místech nepoužívat. A to například v letadle, ve zdravotním zařízení, v restauracích, dopravních prostředcích, autech, na obchodních schůzkách. U obchodní schůzky, pokud čekáte důležitý hovor, a musíte nechat mobil zapnutý, vždy partnera informujte a případně vysvětlete důvody, proč tak činíte.
Obliba textových zpráv je v dnešní době nezpochybnitelná. Je to rychlý způsob sdělení, navíc velice levný. Co není vhodné, je sepisování SMS zpráv během rozhovoru. Posílání „textovek“ se nehodí u formálního pozvání např. na oslavu narozenin, recepci apod. Upozorňuji, že po odeslání SMS je důležitá trpělivost. Dotyčný nemusí mít totiž vždy čas hned odepsat. Proto, pokud je to důležité, raději doporučuji volání. Uvedené informace tvoří základ pravidel. Platí, že při dodržování základních zásad slušnosti a ohleduplnosti nebude mít nikdo problémy ani v oblasti telefonního styku.
